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Los últimos años han estado marcados por grandes planes de optimización de costos operativos en las empresas, a menudo asociados con una reducción de los gastos operativos (para 1 de cada 4 empresas). Las funciones de compras se han visto directamente afectadas por estos planes y han tenido que demostrar su eficacia y eficiencia.

Al mismo tiempo, la digitalización y la automatización de los procesos han simplificado las compras y han transformado profundamente la organización y el papel de estas funciones. De tener servicios de compras abrumadores que tratan con presupuestos pequeños, los compradores han ganado eficiencia: son menos en número pero más eficientes, y ahora se centran en presupuestos grandes, convirtiendo las compras de clase B y C en un verdadero desafío.

Las compras de clase B y C en el ojo del huracán

Las compras de clase B y C siguen siendo un desafío para las Direcciones de Compras. A veces calificada como compras no planificadas o compras puntuales, esta categoría de compras no catalogables a menudo se considera poco estratégica. ¡Y sin embargo!

Algunos números para ponerlo en perspectiva:

Las compras de clase C, no recurrentes y no estratégicas, representan el 5 % de los gastos directos pero el 60 % de los volúmenes de pedidos y el 75 % de los proveedores en promedio. Las compras de clase B representan el 20 % de los gastos directos, pero el 32 % de los volúmenes de pedidos y el 21 % de los proveedores.

Estas compras, de poco valor agregado para las compras de clase B (como flotas de vehículos) o que representan una pequeña cantidad para las compras de clase C (como suministros de oficina), pueden representar una fuente real de costos debido a la complejidad de su gestión administrativa y los costos ocultos asociados: una amplia variedad de proveedores, procesos inexistentes o demasiado complejos, conciliaciones de facturas, compras fuera del proceso, seguimiento de entregas, pérdidas y robos…

Estas compras son, por lo tanto, un verdadero motor de reducción de costos que permitiría ganar eficiencia y competitividad. ¿Cómo?

La externalización, la solución

Estas compras de clase B y C se pueden «externalizar» fácilmente con ganancias potenciales significativas en términos de condiciones de compra (negociación, ahorros), productividad (racionalización de procesos y reducción del número de proveedores) y control de gastos (seguimiento de consumos y aplicación sistemática de contratos marco).

Las soluciones de marketplace responden a los desafíos clave planteados por estas categorías de compras. En primer lugar, permiten cubrir tanto las compras catalogables como las no catalogables (prototipos, compras puntuales, servicios intelectuales, etc.).

En segundo lugar, estas soluciones digitales combinan una tecnología innovadora adaptada a las limitaciones de los usuarios. Junto con un equipo de compras y abastecimiento, permiten cubrir todas las solicitudes y liberar tiempo para las funciones de Compras y Finanzas, que pueden concentrarse en compras estratégicas de mayor valor agregado.

Un cambio de paradigma

Durante casi 25 años, las Direcciones de Compras han recurrido en su mayoría a soluciones clásicas de eProcurement, centradas principalmente en la adquisición de productos, lo que les permite reducir costos y aumentar el flujo de proveedores. Pero estas soluciones ya no responden a los desafíos actuales ni a la diversidad de compras realizadas, especialmente porque el 85 % de las empresas consideran que es realmente necesario digitalizar la función de Compras.

La digitalización de nuestros entornos personales implica un verdadero cambio de paradigma en los entornos profesionales. Así, la nueva generación de prescriptores, que ha crecido con soluciones de compras en línea, está llevando estas evoluciones tecnológicas a sus usos profesionales. Ya no entienden por qué las soluciones profesionales son más complejas o menos ergonómicas que sus soluciones personales.

Por lo tanto, dos factores clave deben orientar a las Direcciones de Compras hacia soluciones de marketplace.

El primero, obvio, es financiero. Estas soluciones digitales permiten reducir los costos totales al monitorear las compras puntuales y no catalogables. El segundo se relaciona con la calidad del servicio ofrecido por estas soluciones tipo Amazon. Su flexibilidad y eficiencia garantizan una alta tasa de adhesión de los prescriptores internos y externos.

Probablemente, este sea el enfoque más relevante para entender la implementación de una solución de marketplace: el valor agregado ofrecido a los prescriptores garantiza los beneficios a largo plazo. Al enfocarse en esta calidad de servicio, se generan reducciones de costos: es un enfoque completamente diferente y mucho más relevante.

El eProcurement fue creado por compradores para compradores con el fin de reducir costos. Las marketplaces de eprocurement fueron desarrolladas para los «usuarios finales», para maximizar la experiencia del cliente, satisfacer sus necesidades y, por lo tanto, reducir costos.

Implementación de un marketplace, ¿cómo empezar?

Un proyecto de marketplace se estructura en torno a 3 ejes principales: la administración del marketplace, la gestión de compras y abastecimientos y el control detallado del proyecto.

La administración del marketplace es un paso fundamental. Permite abordar todos los temas relacionados con el funcionamiento mismo del marketplace: incorporación de clientes internos y proveedores, apoyo en la creación de catálogos, garantía de relaciones con proveedores.

El equipo encargado de compras y abastecimiento garantizará que el usuario final siempre encuentre su solicitud en el marketplace, buscando nuevos productos y servicios, negociando y luego integrándolos en la solución. También será responsable del seguimiento de la calidad y, en última instancia, del análisis y control de los datos. Esto es clave, ya que permite lanzar planes de productividad lo más cerca posible de las necesidades de los usuarios.

La gestión del proyecto en sí debe estructurarse en torno a 3 etapas principales: la identificación de todas las compras que se pueden integrar en la herramienta, el lanzamiento de mini-pilotos (con una duración máxima de 6 meses) para validar el concepto en proyectos cortos, y finalmente la integración de un tercero que gestionará tanto la herramienta como el equipo. Este tercero de confianza estará en el centro del dispositivo y garantizará una implementación óptima de la herramienta.

¡Las compras de clase B y C representan una verdadera oportunidad! Pueden ser el motor de un cambio profundo en la organización de las Direcciones de Compras. Además, acompañadas por terceros de confianza, estas Direcciones podrán implementar soluciones digitales innovadoras e incorporar más ampliamente a la empresa en un enfoque que combine la calidad del servicio y la optimización de costos.

A diferencia de las soluciones P2P (Procure To Pay) que regulan el proceso de abastecimiento para garantizar el rendimiento de los contratos marco firmados, la marketplace tiene como objetivo establecer flujos transaccionales ilimitados para desarrollar productos y servicios y, por lo tanto, crear valor.

La clave de un proyecto de marketplace e Procurement es la incorporación tanto de proveedores como de clientes internos. Este tipo de plataforma, a pesar de ser una herramienta tecnológica, trastoca las organizaciones y requiere un cambio significativo en la gestión. Además, es más que recomendable que estos proyectos sean patrocinados por la Dirección General de la empresa.

Además, la marketplace eProcurement es el resultado de un enfoque radicalmente diferente a otras soluciones P2P. Partiendo de la experiencia del usuario, ofrece más productos, más servicios y una facilidad de uso a través de procesos automatizados que fomentan la adopción. La marketplace busca enriquecer la relación con el cliente al transparentar lo transaccional y ofrecer servicios adicionales.

Como resultado, la función de compras debe revisar su posicionamiento para asumir un papel de animador / operador en un mercado amplio.

Ventajas

La tecnología de la marketplace proviene del mundo BtoC, donde el principio de un sistema abierto permite ampliar la oferta de productos y servicios a través de vendedores externos.

1. Diseño amigable para el usuario e interfaz personalizada

Aunque una marketplace BtoB puede adoptar lógicas de restricción y control, no se parecerá a las soluciones tradicionales de eProcurement.

La plataforma será mucho más centrada en el usuario con una interfaz y una experiencia de usuario cuidadosamente diseñadas.

Un diseño actualizado posible gracias a la personalización completa del front-end de comercio electrónico en respuesta a las exigencias del cliente. La tecnología IZBERG enriquece esta interfaz con todas las funcionalidades de las marketplaces.

2. Incorporación de proveedores

A diferencia de las soluciones de e Procurement existentes, las marketplaces tienen un modelo orientado a los proveedores y, por lo tanto, favorecen su acceso. El desafío es incorporar a tantos proveedores como sea posible o al menos los más pertinentes para satisfacer las demandas de los clientes internos.

La marketplace garantiza una rápida apertura a proveedores de cualquier tamaño, a través de procesos de calificación y validación. Siguiendo un proceso digital sencillo, el proveedor puede postular de manera autónoma. Si el operador desea agregar un proveedor por sí mismo, también puede hacerlo.

Aunque es posible controlar de manera muy precisa la adición de un nuevo vendedor, la posibilidad de agregar varios aporta una gran agilidad y escalabilidad a la plataforma. Esta estrategia cambia los métodos de la función de compras, que busca reducir proveedores. Aquí, es más bien lo contrario, pero el objetivo es también regularizar solicitudes de compra no visibles para la Dirección. De alguna manera, la marketplace eProcurement permite regular comportamientos previamente desviados para la función de compras.

3. Digitalización y optimización de recursos

La marketplace eProcurement está construida para que el prescriptor final pueda abastecerse respetando el marco establecido por la función de compras. Donde antes la función de compras tenía dificultades para centralizar los gastos, la marketplace ofrece una infraestructura de confianza que facilita la adhesión al modelo.

Los prescriptores se vuelven autónomos en sus abastecimientos sin pasar por la función de compras o por usuarios clave de una solución P2P. Al igual que en una marketplace BtoC, los flujos de trabajo de pedido y facturación se automatizan, reduciendo las entradas de datos en las herramientas ERP tradicionales.

Algunas tecnologías de marketplace como IZBERG permiten que el prescriptor se comunique directamente con los proveedores para afinar sus necesidades o solicitar cotizaciones. Las aprobaciones de los gerentes son configurables sin sobrecargar demasiado la plataforma. La función de compras, por su parte, puede centrarse en actividades de mayor valor añadido, ya que es menos solicitada por los prescriptores y los proveedores. Además, la contabilidad de proveedores se ve aligerada por facturas, a veces agrupadas por el marketplace eProcurement.

4. Acceso a una gran cantidad de catálogos

Mientras que las soluciones de e procurement se limitan a unas pocas decenas de catálogos de proveedores importantes, las marketplaces permiten disponer en poco tiempo de cientos de catálogos de proveedores grandes o pequeños.

Los proveedores «pequeños» de clase C tienen a su disposición una herramienta muy fácil de usar que no requiere experiencia técnica para crear su catálogo. Incluso los proveedores locales (de bienes o servicios) pueden tener un catálogo digital para ofrecer a sus clientes.

El prescriptor tiene así todas las posibilidades de encontrar lo que necesita. En cuanto a los precios, se autorregulan a través de una competencia dinámica entre proveedores. El comprador ya no pierde tiempo negociando precios y deja que el mercado se regule por sí solo. Por supuesto, mantiene el control, aceptando o rechazando ciertos cambios en los precios. Por lo tanto, puede centrarse en tareas de mayor valor añadido.

5. Time-to-Market óptimo – Implementación rápida

A partir de un proyecto inicial, una marketplace eProcurement impulsada por IZBERG generalmente se lanza en su primera versión en 6 meses. Al conectar solo los flujos necesarios con el sistema de información del cliente (ERP, CRM, herramientas de análisis…), la plataforma se integra rápidamente.

Esta arquitectura también permite una mayor flexibilidad en su evolución, una ventaja clara en comparación con aplicaciones grandes y pesadas. Junto con una arquitectura bien pensada, la solución SaaS asegura una escalabilidad significativa. Además de que las cargas pico se manejan bien, el modelo de la marketplace se basa en la relación entre proveedores y clientes compradores. Por lo tanto, agregar proveedores es tecnológicamente sencillo y permite que el equipo encargado de la operación se concentre en la calificación de los socios.

6. Valorización de la intermediación

La función de compras se convierte en un operador responsable de organizar y distribuir las ofertas de los proveedores. Este cambio en la función modificará la forma en que negocian y gestionan los proveedores. En lugar de tener como principal objetivo ahorrar dinero, la función de compras operará la marketplace como un negocio y valorizará la apertura de la base de proveedores a los clientes internos.

Si Amazon Business, Mercateo y Alibaba han hecho de esto su negocio, es porque posicionarse como intermediario es valioso. Algunas empresas prefieren abastecerse en marketplaces existentes y, por lo tanto, eliminan intermediarios, aunque podrían capturar esta valorización para sí mismas.

Un catálogo de marketplace eficaz es a la vez denso y legible.

=> Marketplaces: dos prioridades para construir un catálogo eficaz

Comparemos el marketplace con un centro comercial virtual. Como operador del sitio, se enfrenta a los mismos desafíos que las empresas de bienes raíces: ¿cómo atraer a las marcas más atractivas? ¿Cómo lograr una mezcla satisfactoria de productos y servicios (entre amplitud de gama y variedad) para aumentar el tráfico a sus puertas?

Recordemos que no puede haber un «pequeño marketplace»: todos están destinados a crecer rápidamente. De hecho, la fortaleza del modelo radica en su capacidad de conectar a un grupo de vendedores con un grupo de compradores. Su rentabilidad depende directamente de ello, ya que recibe una comisión cada vez que se realiza una transacción.

Por lo tanto, es imperativo establecer la oferta más amplia posible, sin perder de vista el posicionamiento de marketing inicial. El comprador debe poder encontrar fácilmente lo que busca.

Si observamos a los grandes nombres de la moda, como Asos y Veepee, rápidamente notamos que la calidad del catálogo es un factor determinante de éxito. Con una palabra clave: complementariedad.

Cuando Veepee lanzó su marketplace (llamada Brandsplace), la empresa comenzó con una prueba en dos áreas: hogar y vino. Los resultados positivos permitieron lanzar otras verticales.

En 2019, el líder Jacques-Antoine Granjon destacó en capital.fr que «Veepee ya está conectado a las plataformas de las marcas, es decir, tenemos acceso a los inventarios, las fotos, las hojas técnicas de los productos. Brandsplace es el siguiente paso: cuando un miembro viene a nosotros pero no compra, podemos conectarlo directamente a la marca a través de nuestra Brandsplace, donde encontrará los mejores precios del momento. Pasamos de liquidar las colecciones pasadas a promocionar las colecciones actuales».

Por su parte, Asos lanzó hace once años su plataforma Asos Marketplace. Comenzaron con 20 vendedores, hoy tienen más de 1000. Un progreso posible gracias a un posicionamiento claro y un catálogo que cumple la promesa de marca: ropa vintage diseñada por jóvenes creadores independientes, nuevos talentos de todo el mundo. Una moda centrada en la ropa deportiva de los años 90, a precios asequibles. Por supuesto, la oferta complementa el catálogo de Asos.fr: no hay redundancia, sino una extensión del servicio inicial de la marca.

Está claro que estos dos gigantes del comercio electrónico han construido catálogos complementarios a su oferta inicial. Ya sea que esté comenzando con una oferta existente o desde cero, el desafío es el mismo: la calidad de su catálogo. Es clave para el éxito, ya que atrae a los vendedores y seduce a los usuarios. Un «buen» catálogo es a la vez denso y legible.

Para lograrlo, existen dos principios clave a considerar:

1. Ofrezca un catálogo de productos que se adapte a la mayoría de los vendedores.

2. Asegure una taxonomía (un sistema de filtros) de categorías lo suficientemente detallada para los compradores, pero lo suficientemente sintética para los vendedores.

En detalle: su panel de control debe ser intuitivo y fácil de usar para los vendedores.

A pesar de que no todos venden los mismos productos, necesitan encontrar rápidamente cómo hacer que sus referencias coincidan con sus categorías.

Recomendamos no tener más de tres categorías de productos para el primer nivel. Por ejemplo, elija dos categorías, como literatura y deportes, en el primer nivel. De esta manera, la distinción en «deportes acuáticos» solo se hará en el segundo nivel y en «vela» en el tercer nivel.

Proponemos agregar atributos personalizados: cada operador puede crearlos a su gusto según sus singularidades. Cuanto más relevante sea la construcción de la taxonomía, más claros serán los atributos que se pueden asociar.

Tomando el ejemplo anterior, el «número de páginas» podría ser un atributo de la categoría «literatura».

Los atributos permitirán que el comprador realice su búsqueda rápidamente, ya que funcionan como filtros en el motor de búsqueda. Le aseguran la relevancia de la oferta.

En la solución IZBERG, la herramienta «Mapper» permite vincular las categorías con estos atributos. Automatiza la publicación de una oferta, lo cual es especialmente interesante para los vendedores más grandes.

Atención, nunca pierda de vista esta ventaja clave de un marketplace: permite optimizar el SEO a través de la amplitud del catálogo de productos… ¡siempre y cuando se esfuerce por ofrecer fichas de productos únicas!

En conclusión, en lo que respecta a reclutar vendedores, ¡no escatime en recursos! Necesita un equipo dedicado, ya que es una actividad comercial que demanda disponibilidad y experiencia. La calidad de este equipo es fundamental, ya que establecerá relaciones diarias con los vendedores asociados.

Sea un «comerciante»: identifique y distinga a sus mejores vendedores, ya que son estratégicos para su marketplace. También puede unir y animar a su comunidad de vendedores, por ejemplo, abriendo espacios colaborativos reservados para ellos, para que puedan compartir sus mejores prácticas.